Savoir optimiser son temps quand on est entrepreneur
La notion de temps est cruciale quand on est un entrepreneur. Comme on a tendance à le dire, le temps c’est la seule chose qui ne s’achète pas. Et pour cause, lorsque la minute est écoulée, plus jamais elle ne reviendra. Les entrepreneurs d’aujourd’hui deviennent très bons à partir du moment où ils sont capables de faire fructifier cette denrée aussi rare qu’inestimable. Savoir être productif tout en gagnant du temps, voilà le défi de grand nombre d’entrepreneurs souvent débordés.
Définir les priorités pour optimiser son temps
La définition des priorités est un élément indispensable pour un entrepreneur qui souhaite mieux gérer son planning et optimiser son temps. Quand on a la tête dans le guidon et les mains dans le cambouis, pas toujours évident de prendre du recul. D’avoir même le temps d’engager ce pas en arrière pour réfléchir à comment mieux faire. Tous les entrepreneurs sont dans l’action, c’est un fait. Mais les meilleurs d’entre eux dont dans l’optimisation de leurs actions. Sans avoir très rapidement à l’esprit cette idée d’optimisation, la plupart est pris par le flot des obligations, complètement aveuglée par les niveaux de priorités de chaque action à faire. Au lieu de les segmenter, ils les font et ils avancent laborieusement, tant bien que mal.
Grave erreur, aussi fastidieuse que non productive. Avant de se retrousser les manches, il faut définir sur une échelle à trois niveaux quel est l’ordre de priorités. Les urgences seront ainsi traitées en premier, les tâches importantes nécessiteront toute votre attention et le reste sera secondaire. Avec le temps et l’expérience, vous vous rendrez sûrement vite compte que les tâches secondaires sont souvent celles qui vous ennuient le plus. Et ce sont particulièrement sur celles-ci qu’il vous faudra agir stratégiquement pour qu’elles prennent le moins de temps, le moins d’énergie et, par conséquent, le moins d’argent possible.
Vous comprendrez donc que pour éviter les pertes de temps, il ne suffit pas d’être multitâches et se disperser ou agir comme un schizophrène. Le but est d’être concentré là où c’est le plus nécessaire. Pour parvenir à se ménager suffisamment de temps pour l’action de processus cruciaux, il est nécessaire de ne pas en perdre avec des éléments secondaires.
Utiliser les bons outils
Ces activités secondaires, à traiter en dernier ressort, sont bien malheureusement souvent peu intéressantes et récurrentes. Tout l’art d’un bon entrepreneur va être de les traiter avec efficacité et surtout sans aucune perte de temps. Car bien qu’elles soient secondaires, il est aussi difficile de faire l’impasse. Elles sont souvent des tâches de fond qui permettent le fonctionnement général de votre entreprise.
Sébastien Cerise, déjà interviewé dans ce podcast, a pour habitude de dire comme son mentor Christian Godefroy : Tout ce qui peut être automatisé doit être automatisé et tout ce qui ne peut l’être doit être délégué. Concentrons-nous premièrement sur l’optimisation du temps grâce à l’automatisation. De nombreux outils sont disponibles pour mettre en place ces processus qui se résument comptablement en dizaines d’heures à la fin d’un mois. Voici pour vous aider, quelques outils pour chaque catégorie d’activités :
– Comptabilité : Kiwiki, Nutcache, Freshbooks…
– Gestion de projets : Trello, Collabtive, Asana…
– Automatisation des tâches : Buffer, Slack, Hootsuite…
– Mapping : Mindjet, Freemind, Mindmapping…
Découper ses tâches et les voir visuellement en un coup d’œil par ordre de priorité est une astuce particulièrement intéressante pour nos cerveaux qui sont toujours plus réactifs à la sollicitation visuelle. Dans tous les cas, une bonne gestion du temps passe par une organisation méthodique qui demande des ajustements de process afin de trouver sa vitesse de croisière et trouver aussi les outils qui nous semblent les plus intuitifs. L’idée n’étant pas de perdre plus de temps que nécessaire pour apprendre à les utiliser.
Savoir déléguer pour optimiser son temps au maximum
On dit souvent qu’un bon patron est autant un visionnaire qu’un leader. Visionnaire car c’est lui qui va définir les routes à prendre de par sa capacité à voir loin mais sans une équipe derrière lui qui va s’occuper de l’opérationnel rien ne pourrait être possible. Et seul un bon leader, peut emmener les autres à déplacer des montagnes.
Les entrepreneurs sous-estiment trop souvent cet aspect de la vie en entreprise, mais il est illusoire de penser pouvoir tout gérer sans délégation. Les outils sont juste un élément de réponse à la gestion et à l’optimisation du temps. Une grande partie de la réponse réside dans la délégation du travail.
Pour optimiser son temps, l’entrepreneur a tout intérêt à confier un certain nombre de tâches à ses collaborateurs, en toute autonomie, afin de se dégager du temps pour œuvrer à la stratégie générale de la société. Cela n’exclut pas de garder le contrôle des opérations : la délégation ne consiste pas à se décharger purement et simplement de certains travaux. Elle permet de faire le tri entre ce qui est du ressort exclusif du dirigeant et ce qui peut être confié aux salariés. Apprendre à déléguer est tout un art mais fait partie intégrante du travail de tout entrepreneur. C’est un pan de sa réussite qu’il ne peut pas négliger s’il veut aller loin et vite.
être capable de voir loin et de faire se lever les foules n’est pas donner à tout le monde et pourtant les meilleurs entrepreneurs de nous sont capables de ces deux exploits et le plus souvent, en même temps. Si vous visez loin, ne serait-ce que pour optimiser votre qualité de temps personnel, vous ne pourrez pas composer sans les autres et sans de bons outils d’automatisation. L’entrepreneuriat ce n’est pas une histoire individuelle mais souvent le travail d’une équipe, intégrée ou non. Il en va de la qualité de votre travail et de votre vie tout court. Réfléchissez-y et redéfinissez bien vos priorités.
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